日常

社内Wikiの導入で、日々の業務は圧倒的に楽になる

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いつも忙しそうにしているあなた、ちょっと待ってください。

その仕事、本当にあなたじゃないとできませんか?

普段、仕事をしているとき、次のような業務を無駄だと感じることってありませんか?

  • 新人が来るたびに毎回同じことを説明する
  • どこに何の資料が保存してあるかわからず毎回探し回る
  • 部下の開発の進捗がわからず、電話やメールで確認している
  • 突発的に発生する仕事のやり方を思い出すのに時間がかかる

日々の仕事の中でこのような無駄は山積しています。よほどのベンチャーでもない限り、ほとんどの企業では同じ業務の繰り返しをしているだけなのでいくらでも効率化できる余地があります。

何度も繰り返している小さな業務をすべて省くことができれば、日々のあなたの仕事はもっと楽にこなせるはずです。また、転職する人が増え、人の入れ替わりが激しくなると、業務の属人化をいかになくすかということが重要な経営課題にもなってくるはずです。

この記事では、そんな業務の無駄を省き属人化を防ぐための最強ツール「社内wiki」を紹介したいと思います。

社内Wikiとは?

社内Wikiとは、Wikipediaを社内クローズドで作成することをイメージしていただくとわかりやすいと思います。つまり、社内の人間のみがアクセスできる共通のWebサイトです。

みなさんもご存知かと思いますが、Wikiは誰でも簡単に編集できることが大きな強みです。では、社内Wikiをどのように活用すれば業務改善が図れるのでしょうか?

社内Wikiの6つの活用方法

方針の共有

あなたは自分の部署の今期の方針や同僚のミッションを即答することはできますか?会社の方針や、各人の目標は軽視されがちですが、仕事をするうえで最も重要な要素の一つです。

この方針が組織に浸透していないと、それぞれが違う方向に向かって業務を遂行してしまい、非効率です。

全員が見るWebサイトに方針があれば、自然と目に入ることで、自分の取り組む業務と方針との関係性を常に考えるようになります。

また、同僚がどんなテーマで仕事に取り組んでいるのかがわかるので、お互いに仕事をサポートしやすくなります。

報告書の共有化

せっかく時間をかけて報告書を作ったのに、実は同じような報告書を、以前他の人が作っていたなんてことはありませんか?

社内wikiを活用すれば、そのような無駄を省くことができます。

皆が過去に作成した報告書をジャンルごとに整理してアップロードしておけば、報告書を作成する前に以前同じようなものを作成していないかどうか検索することができます。

また、同僚がどのようなクオリティの報告書を作成しているのかも見えるため、属人化を防ぎ、仕事の質を標準化することができます。

業務手順書の作成

人が変わると何度も同じことを聞かれ、そのたびに時間を取られる。

誰もが経験するこんな課題も、一度きれいにまとめておけば解消することができます。

すべての仕事をマニュアル化することはできませんが、毎回教える仕事をマニュアル化して、Web上に保存しておけば、1から指導する必要はなくなります

また、一度作成したファイルをどこに保存したのかわからないという事態も防ぐことができます。

タスク管理

部下の仕事の進捗が見えにくい。

全員が社内wikiを活用すれば、このような悩みも解消することができます。

皆がどこでも編集、閲覧できる共通のサイトで仕事の進捗を図るようにすれば部下の仕事の進捗がリアルタイムで見えます

細かく日報を書かせてメールさせたり、電話で報告させるより非同期で更新できるWikiはタスク管理をするうえでも便利だと言えます。

新人教育の時間短縮

入社して最初に学ぶことを事前にまとめておけば、新人が来た時に1から教える必要がなくなります。

最初からすべて網羅するのは難しいので、ある程度のたたき台を作っておけば足りない箇所を、新人に更新してもらうことで仕事を与えることもできます。

社内用語集

慣れてくると意識しなくなるのですが、普段使う言葉の中に社内特有の用語ってありませんか?

新しく来た人にとってはそれは外国語同然です。それらの用語を一か所にまとめて記載しておくことで1から教える手間が省けます。

Wikiと言っても種類はいくつもあります。

正直どれを使っても機能としてはあまり大差ないと思うので、自分が使いやすいものを選べばいいと思います。

Mediawiki

MediaWiki(ホームページはこちら)はオープンソースのパッケージで、実際にWikipediaと同じソフトウェアです。

実際に使っていたことがありますが、[](カッコ)をつけるだけでリンクを作成できるなど、かなりシンプルで使いやすかった印象があります。ただし、MediaWikiの苦手なところとして、元々がオープンコンテンツのために設計されているため、特定の部分にアクセス制限をかけたい場合にはあまり向いていないようです。

社内Wikiとしては、簡易な用途にのみ使用するのに向いていると思います。

pukiwiki

pukiwiki(ホームページはこちら)は、こちらもフリーソフトそして配布されており、PHPで動作します。

機能としては他と同じなのですが、このpukiwikiはXサーバーと提携しており、ワンクリックでインストールができるのでとても便利です。

Dokuwiki

DokuWiki(ホームページはこちら)もオープンソースのソフトウェアです。

利点として次のような点が上げられています。

  • インストールと利用が簡単
  • システム要件が低い
  • アクセス制御リストが内蔵
  • 多種多様な拡張機能
  • 50以上の言語に対応
  • デバイス非依存
  • オープンソース

50以上の言語に対応しているのがすごいですね。

また、こちらはアクセス制限機能と認証への接続機能を内蔵しているため、企業環境内での利用が推奨されています。

Confluence

Confluence(ホームページはこちら)アトラシアンというオーストラリアの企業によって運営されている企業向けのウィキです。

こちらは月10$からの有料プランがあり、Wiki以外にもファイル共有ソフトなど、様々なビジネス向けプラットフォームを展開しています。

Yahooなどの大企業でも導入されているもので、上で紹介したオープンソースなものに比べ本格的なものになっています。Wordやパワーポイントなどの社内機密情報も扱うことができるので、すべて本格的に一元管理を検討される場合は、導入してみてもいいかもしれません。

社内Wikiを立ち上げるときの3つの注意点

当然ですが、社内Wikiを立ち上げたからといってすぐに業務が効率化されるわけではありません。ここでは社内Wikiを導入したときの注意点をご紹介します。

折角立ち上げても定着しない

まず一つ目は、なかなか定着しないという点です。

折角苦労して社内Wikiを構築しても、その組織に記録しておくことの重要性を意識する文化がなければ、なかなか情報が更新されません。

忙しいから導入したのに、Wikiを書く時間が取られてさらに忙しくなるというジレンマがあります。これは一人担当者を決めて、まずはひな形を作り、使ってもらうよう呼び掛けていく必要があります。ある程度の形が出来て、皆に存在を理解してもらえれば、後はすき間時間に更新していくだけで良くなります。

価値を理解してもらえない

立ち上げ初期のころは、なかなか価値を理解してもらえません

価値のある情報を書ける人は、自分はその情報を持っているので、特に書かなくても困ることはありません。情報をほしい人は新人です。

結局、部下の教育は上司の仕事になるので、後々必ず役には立つのですが、特に最初のころは誰も協力しようとしてくれません

セキュリティの問題

社内ネットワークの話になると、やはりセキュリティの問題が出てきます。

社内システムに詳しい人に相談し、セキュリティ的に問題ないかどうかは、立ち上げ初期に議論しておかなければなりません

社外秘の情報も取り扱うようになるため、万一のために上司も巻き込んで相談しておくといいでしょう。

既に存在していないかの確認

これまでの内容を見てWikiの導入を検討してみようと思ったらまずやって頂きたいことがあります。

それは、既に同じようなものが社内に存在していないかどうかを確認することです。

既に存在していて、それがうまく活用されていないだけであればそれをうまく活用する方法を考えましょう。わざわざ1から立ち上げて、あとで既にあったという展開になると、時間がもったいないです。

社内Wikiを活用する上で最も重要なこと

社内Wikiを活用するうえで最も重要なことは、粘り強く使い続ける事です。

立ち上げ初期は、情報量が少なく見向きもされませんが、長い間使い続けて、ある程度価値のある情報量が増えてくれば自然と定着していきます。その辺はブログ等も同じですが、Webサイトとはどれもそのような性質があります。

まとめ

日頃の仕事を思い返せば、新人でも出来るような仕事をベテランがやっていたり、毎回同じことをするのに長い時間をかけていたり・・・業務が複雑になればなるほど、気を付けていないと無駄が増えていきます。

社内Wikiは、あくまで一つの解決策ですが、もし、ここに書かれているような問題があり、解決策が見当たらないのであれば一度検討してみてはいかがでしょうか?

  • この記事を書いた人

おこめ

株とアフィリエイトで経済的自由を目指しています。2021年までに給料以外で月30万円稼げるようになって自分の会社を立ち上げます。 詳しいプロフィールはこちら

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